Polityka prywatności

1. Kto przetwarza dane

Administratorem Twoich danych jest Marcel Kowynia, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Kowynia Marcel Kowynia, ul. Parkowa 15A/6, 57-230 Kamieniec Ząbkowicki, NIP 8871821307, REGON 389628205, prowadzący wypożyczalnię pod marką Only Fast Cars.

Kontakt w sprawach danych: info@onlyfastcars.pl, tel. +48 577 677 622. Adres do korespondencji i miejsce wydawania aut: Strzelińska 13, 55-010 Żerniki Wrocławskie. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; pisz na adres wyżej.

2. Jakie dane zbieramy

Przy wysłaniu zgłoszenia rezerwacji zapisujemy dokładnie te pola, które wypełniasz w formularzu:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• numer blankietu prawa jazdy,
• ulicę, numer, miasto i kod pocztowy,
• kod rabatowy i uwagi, jeśli je podasz,
• wybrane auto, termin, godzinę odbioru i dodatki.

Przy zapisie na newsletter zapisujemy tylko adres e-mail i imię, jeśli je podasz; do tego datę zapisu i datę potwierdzenia, bo to one są dowodem Twojej zgody.

Poza formularzami zapisujemy adres IP tylko przy zdarzeniach bezpieczeństwa: przekroczeniu limitu zgłoszeń, wykryciu bota i logowaniu do panelu. W dzienniku zdarzeń widnieje wyłącznie skrócona postać adresu (bez ostatniej części), a pełny adres żyje najwyżej kilkadziesiąt minut w czasowej blokadzie nadawcy. Serwis nie prosi o założenie konta i nie wymaga logowania.

3. Po co i na jakiej podstawie

Dane ze zgłoszenia rezerwacji służą obsłudze tego zgłoszenia: sprawdzeniu, czy termin jest wolny, kontaktowi z Tobą, weryfikacji kierowcy i przygotowaniu umowy najmu. Podstawą jest wykonanie umowy oraz działania podejmowane na Twoje żądanie przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie rozliczeń; obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane z formularzy zgłoszenia pojazdu i zamówienia vouchera przetwarzamy tak samo: żeby odpowiedzieć na zgłoszenie i wykonać zamówioną usługę.

Dziennik zdarzeń w panelu oraz zabezpieczenia formularzy przetwarzają skrócony adres IP; podstawą jest nasz uzasadniony interes, czyli ochrona serwisu i danych klientów przed nadużyciem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Adres zapisany na newsletter służy wyłącznie wysyłaniu wiadomości o flocie, terminach i okazjach. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); potwierdzasz ją kliknięciem w liście, który wysyłamy zaraz po zapisie. Dopóki nie klikniesz, nie wyślemy na ten adres żadnej wiadomości. Wyjątkiem jest zapis z osobnego pola przy formularzu rezerwacji: to pole nigdy nie jest zaznaczone z góry, a adres dostaje wtedy potwierdzenie samej rezerwacji, więc dodatkowego listu z prośbą o potwierdzenie nie wysyłamy. Zgodę wycofasz odnośnikiem Wypisz się w stopce każdego listu, przyciskiem wypisu w swojej skrzynce albo pisząc do nas.

4. Wynajem auta: dane spisywane przy umowie

Zgłoszenie ze strony to dopiero początek. Przy odbiorze auta podpisujemy umowę najmu i dopiero wtedy spisujemy dane, których formularz nie zbiera: PESEL, datę urodzenia oraz serię i numer dowodu osobistego, a z prawa jazdy; datę wydania, termin ważności i posiadane uprawnienia. Robimy też zdjęcie dowodu osobistego i prawa jazdy. Jeśli auto bierze firma, dochodzą jej nazwa, adres i NIP oraz dane osoby, która ją reprezentuje.

Te dane są potrzebne do zawarcia i wykonania umowy najmu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), do wystawienia faktury i rozliczenia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz do sprawdzenia, komu powierzamy pojazd znacznej wartości, i do dochodzenia roszczeń z umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zdjęcia dokumentów służą wyłącznie temu jednemu celowi; nie wysyłamy ich nikomu poza przypadkami wymienionymi w punkcie 6 i kasujemy je z upływem okresu opisanego w punkcie 5.

W trakcie najmu i po jego zakończeniu przetwarzamy dane o samym najmie: stan licznika, tankowanie, płatności i kaucję, a przy zdarzeniu drogowym także opis szkody, mandaty, opłaty drogowe i parkingowe oraz korespondencję w sprawie roszczeń. Podstawą jest wykonanie umowy i nasz uzasadniony interes w rozliczeniu szkody (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

Lokalizacja pojazdu. Większość aut we flocie ma nadajnik GPS; to, czy ma go konkretne auto, mówi umowa najmu tego auta. Zapis lokalizacji służy ochronie pojazdu przed kradzieżą i jego odzyskaniu, sprawdzeniu, czy auto jest używane zgodnie z umową, oraz wyjaśnieniu zdarzeń drogowych; podstawą jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie służy to obserwowaniu Twojego życia prywatnego i nie zaglądamy do lokalizacji bez powodu.

5. Jak długo je przechowujemy

Zgłoszenie, po którym nie doszło do najmu, trzymamy do 12 miesięcy od podanego terminu; tyle wystarcza na wyjaśnienie ewentualnych nieporozumień i na kolejny kontakt z Twojej strony. Dane najmu, który doszedł do skutku, trzymamy przez 5 lat licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku; wymagają tego przepisy podatkowe i rachunkowe. Dłużej tylko wtedy, gdy trwa spór albo postępowanie, do czasu jego zakończenia.

Umowy najmu, dokumenty rozliczeniowe i dane o szkodach trzymamy do upływu przedawnienia roszczeń z umowy; roszczenia wypożyczalni wobec najemcy o naprawienie szkody w aucie przedawniają się z upływem roku od jego zwrotu (art. 677 Kodeksu cywilnego), a pozostałe roszczenia z najmu na zasadach ogólnych. Zdjęcia dowodu osobistego i prawa jazdy kasujemy najpóźniej z upływem tego okresu, a gdy najem przebiegł bez zastrzeżeń; wcześniej. Zapis lokalizacji GPS żyje tyle, ile potrzeba do ochrony auta i rozliczenia najmu; dłużej tylko wtedy, gdy trwa wyjaśnianie zdarzenia albo sprawa o odszkodowanie.

Dziennik zdarzeń panelu obejmuje ostatnie 400 wpisów ze skróconym adresem IP; starsze znikają same. Dane usuwamy też wcześniej na Twoje żądanie, o ile nie stoją za nimi obowiązki podatkowe.

Adres zapisany na newsletter trzymamy do wypisu. Po wypisie wpis zostaje oznaczony jako wypisany, żeby żadna kolejna wysyłka go nie objęła; usuwamy go całkiem na żądanie.

6. Komu je przekazujemy

Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych nikomu w celach marketingowych. W serwisie nie ma żadnej wtyczki społecznościowej ani zewnętrznego skryptu reklamowego. Liczymy odwiedziny, ale bez ciasteczek i bez rozpoznawania Cię; opisujemy to niżej.

Korzystamy z dwóch dostawców, którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia:

• Cloudflare; hosting serwisu, baza zgłoszeń i zdjęcia aut, a także sprawdzenie Turnstile i licznik odwiedzin opisane niżej.
• Resend; wysyłka listów z potwierdzeniem rezerwacji, voucherów i newslettera (region europejski).

Infrastruktura Cloudflare jest rozproszona po świecie, więc dane mogą być przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; odbywa się to na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Przy samym najmie, już poza stroną, dane trafiają do podmiotów, bez których nie da się wykonać umowy albo rozliczyć szkody:

• biuro rachunkowe; faktury i dokumenty rozliczeniowe,
• bank i agent rozliczeniowy terminala płatniczego; płatności kartą i przelewem,
• ubezpieczyciele, rzeczoznawcy i warsztaty; zgłoszenie i likwidacja szkody,
• kancelarie prawne i firmy windykacyjne; dochodzenie należności, gdy inne sposoby zawiodą,
• właściciele aut powierzonych nam do floty; wyłącznie w zakresie potrzebnym do rozliczenia najmu albo szkody na ich pojeździe,
• dostawca systemu lokalizacji GPS; obsługa nadajników w autach.

Policji, sądom, prokuraturze, ubezpieczycielom i zarządcom dróg przekazujemy dane wtedy, gdy mają do tego podstawę w przepisach. Dotyczy to zwłaszcza wskazania, komu powierzyliśmy auto w chwili wykroczenia; do tego zobowiązuje nas art. 78 ust. 4 Prawa o ruchu drogowym i nie możemy odmówić.

Są dwa miejsca, w których Twoja przeglądarka łączy się z domeną inną niż nasza. Poza nimi strona nie wysyła zapytań nigdzie indziej; pilnuje tego nagłówek Content-Security-Policy, który przepuszcza dokładnie te dwie domeny i żadnej więcej.

Sprawdzenie formularza. Wysyłając rezerwację, zgłoszenie pojazdu, zamówienie vouchera albo zapis na newsletter, przeglądarka łączy się z usługą Cloudflare Turnstile (challenges.cloudflare.com), która sprawdza, czy formularz wypełnia człowiek, a nie program rozsyłający fałszywe zgłoszenia. Cloudflare widzi przy tym adres IP i podstawowe dane przeglądarki; nie dostaje żadnych danych z formularza i nie używa tego do śledzenia ani do reklam. Podstawą jest nasz uzasadniony interes, czyli ochrona serwisu przed nadużyciami.

Licznik odwiedzin. Na stronach serwisu działa Cloudflare Web Analytics (static.cloudflareinsights.com). Pokazuje nam, które podstrony są oglądane, z jakiej strony przyszedł odwiedzający, z jakiego kraju i rodzaju urządzenia korzysta oraz jak szybko strona się wczytała. Licznik nie zapisuje niczego w Twojej przeglądarce: nie ustawia ciasteczka, nie sięga do jej pamięci i nie nadaje Ci numeru, po którym można by Cię rozpoznać przy kolejnej wizycie albo na innej stronie w internecie. Nie budujemy z tego profilu i nie łączymy tych danych z Twoim zgłoszeniem. Podstawą jest nasz uzasadniony interes, czyli wiedza o tym, czy serwis działa i czy da się z niego wygodnie korzystać; skoro nic nie jest zapisywane na Twoim urządzeniu, nie prosimy o zgodę.

7. Pliki cookie

Strona publiczna nie ustawia żadnych ciasteczek. Nie pytamy o zgodę, bo nie ma czego zatwierdzać: nie śledzimy Cię i nie profilujemy, a licznik odwiedzin opisany w punkcie 6 nie zapisuje niczego w Twojej przeglądarce. Pasek, który pokazujemy przy pierwszej wizycie, jest samą informacją; zamykasz go jednym przyciskiem i niczego nie blokuje.

W pamięci Twojej przeglądarki (localStorage) zapisujemy tylko ustawienia widoku: wybrany język (ofc-jezyk), motyw jasny lub ciemny (ofc-motyw), ostatnio oglądane miasto (ofc-miasto) i zamknięcie paska o ciasteczkach (ofc-cookies); do tego w pamięci jednej karty (sessionStorage) ślad przejścia z mapy (ofc-z-mapy). Te wpisy zostają na Twoim urządzeniu, nie docierają do nas i nie mówią nic o tym, kim jesteś; skasujesz je, czyszcząc dane strony w przeglądarce.

Jedyne ciasteczka w całym serwisie należą do panelu administratora: ofc_admin podtrzymuje sesję zalogowanego pracownika przez 7 dni, a ofc_reauth przez 10 minut pamięta potwierdzenie hasłem przed operacją wrażliwą. Oba są oznaczone jako HttpOnly, Secure i SameSite=Lax. Zwykły odwiedzający nigdy ich nie otrzymuje.

Każdy z tych wpisów, wraz z terminem życia i sposobem usunięcia, opisuje osobno polityka plików cookies.

8. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu. Przysługuje Ci też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie da się złożyć zgłoszenia rezerwacji.

Nie profilujemy Cię i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany. O przyjęciu albo odrzuceniu zgłoszenia rezerwacji decyduje pracownik biura; automatycznie działają jedynie zabezpieczenia formularzy opisane w punkcie 6, które mogą na krótko wstrzymać wysyłkę z danego adresu.

9. Bezpieczeństwo

Połączenie ze stroną jest szyfrowane. Formularze zabezpieczone są przed nadużyciem limitem zgłoszeń z jednego adresu, a dostęp do panelu administratora chroni hasło i sesja o ograniczonym czasie życia.

10. Kontakt

W sprawach dotyczących danych pisz na info@onlyfastcars.pl. Zasady samego wynajmu opisuje regulamin.